Weiterentwicklung des Amtes für Recht, Vergabe und Versicherungen
In Arbeitsgruppen haben wir Konzepte (Guter Service, Gute Zusammenarbeit und Gute Räume) erarbeitet, die wir amtsintern allen Mitarbeitenden vorgestellt und gemeinsam diskutiert haben. Neben der Ausschreibung einer Software zum verbesserten, digitalen Arbeiten, haben wir mit allen Führungskräften ein gemeinsames Rollenbild entwickelt und setzen dies in allen Teilbereichen um. Durch erste Umzüge im Stadthaus konnte auch die Raumsituation verbessert werden.
Unser Ziel ist es, Grundsätze einer gemeinsamen Zusammenarbeit und ein gemeinsames Serviceverständnis zu etablieren. Alle Juristen*innen sollen zudem die Kanzleistruktur und die entsprechenden Fachanwendungen nutzen.
Das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen wurde in 2019 neu aufgestellt. Wir erarbeiten unter Beteiligung der Beschäftigten eine gemeinsame Vision guter Servicekultur für die Bereiche Vergabe, Recht und Versicherungen. Außerdem entwickeln wir eine bedarfsgerechte Organisation für amtsinterne Dienstleistungen, bauen die Kanzleistruktur weiter aus und setzen das bei der Stadt bereits vorhandene Dokumenten-Management-System als elektronische Kanzleiakte ein.
Am 1. Januar 2021 ist die eProzessakte gestartet und wird von allen Jurist*innen genutzt. Die Grundsätze der Zusammenarbeit und eines gemeinsamen Serviceverständnisses wollten wir bereits Anfang/Mitte 2020 auf einem gemeinsamen Amtstag vorstellen. Dies war aufgrund der Corona-Pandemie nicht möglich. Alle Kolleg*innen mit Leitungsverantwortung haben ein Aufgaben- und Rollenbild entwickelt und setzen damit die Ergebnisse der Arbeitsgruppe um. Am 14. Juni 2021 wurde die Beschaffung und Einführung der Kanzleisoftware für die digitale Bearbeitung von Rechtberatungsleistungen vom Gremium beschlossen. Das Ziel dieser Arbeit ist es, eine Voraussetzung für ein digitales Zusammenarbeiten der Jurist*innen an verschiedenen Standorten zu ermöglichen. Perspektivisch verfolgen wir damit Ressourcen nachhaltiger und effizienter einzusetzen und die bestehende Systeme und Programme sowie Arbeitsabläufe auszubauen, weiterzuentwickeln und zu verbessern. Gemäß dem Leitgedanken der Servicekultur erweitert der Versicherungsbereich seine Vorhaben um die digitale eVersicherungsakte im Dokumentenmanagementsystem. Die Projekteinführung beginnt voraussichtlich Ende 2022/2023. Außerdem haben wir am 22.November 2021 die Rechnungsbearbeitung auf die digitale eRechnung umgestellt. Die Buchhaltung hat durch die neue Anwendung in SAP Fiori (Software) alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff. Aus der elektronischen Rechnungsbearbeitung heraus kann die Buchhaltung in die dazugehörige Bestellung und ebenso einfach in die Anzeige von z. B. Wareneingangsbelegen unmittelbar zugreifen sowie kontieren und sachlich richtig unterschreiben.
Wir werden nun die Konzepte zu den oben genannten Projektzielen finalisieren und so aufarbeiten, dass alle Mitarbeitenden vom Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen ein Produkt bekommen, mit dem wir arbeiten werden. Das Ziel haben wir erreicht, wenn dies im Amt tatsächlich gelebt wird.
Die eProzessakte wird durch eine Kanzleisoftware ergänzt, um einen digitalen Workflow zu erreichen. Die Umgestaltung der räumlichen Situation geht weiter.
