Veränderungswerkstatt Leitlinien: Kultur der Führung und Zusammenarbeit verbessern
Das Projekt wurde erfolgreich durch die Konzeption eines niedrigschwelligen Angebots zur Selbstreflektion abgeschlossen.
Ziel des Projektes ist die Entwicklung neuer, freiwilliger Angebote zur regelmäßigen Auseinandersetzung mit Führung und Zusammenarbeit. Diese Elemente sollen zur Selbstreflektion und damit zum Kulturwandel in unserer Stadtverwaltung beitragen.
Die Pilotphase der Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit ist abgeschlossen. Ab Sommer 2022 werden wir diesen Prozess als Regelprozess weiterführen. Das bedeutet, dass alle Beschäftigten unserer Stadtverwaltung in zweijährigem Abstand an einer Befragung zu den Themen Führung und Zusammenarbeit im Team teilnehmen und im Anschluss dazu einen moderierten Workshop durchführen, in dem sie konkrete Maßnahmen zur Verbesserung ihrer Zusammenarbeit entwickeln.
Zusätzlich zu diesem Prozess soll nun etwas Neues entstehen: Um den Kulturwandel in unserer Stadtverwaltung voranzutreiben, möchten wir ein freiwilliges Angebot zur Selbstreflektion entwickeln. Dieses Angebot soll von einem interdisziplinären Projektteam aus verschiedenen Dienststellen ergebnisoffen, nutzendenzentriert und iterativ innerhalb von acht Wochen entwickelt werden.
Acht Wochen arbeitete das interdisziplinäre Projektteam mit agilen Methoden an einer niedrigschwelligen und effektiven Lösung. Im gesamten Prozess stand die Leitfrage im Mittelpunkt, wie die Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit im Alltag aller Kolleg*innen verankert und zu gelebter Praxis werden können – und das begleitend zu den regelmäßigen Befragungen und Workshops in allen Teams.
Ganz im Sinne des agilen Service-Design-Thinking-Ansatzes, der unseren Veränderungswerkstätten zugrunde liegt, hat das siebenköpfige Team anhand von Interviews die Bedürfnisse und Anforderungen von möglichen Nutzenden und Expert*innen zu unserem Thema eingeholt.
Der Fokus wurde bei der erarbeiteten Lösung auf das Konzept der sogenannten Gamification (Spielifizierung) gelegt – also die Anwendung spiel¬typischer Elemente in spielfremdem Kontext. Vorteile dieses Vorgehens sind u.a. Verbesserungen in den Bereichen Motivation und Lernerfolg für die Anwender*innen gegenüber Ansätzen ohne Spielfaktor.
Herausgekommen ist das Spiel „FuZenga“. „FuZ“ steht für Führung und Zusammenarbeit. Die Endung deutet auf das Spiel mit „J“ hin, dass das Projektteam inspiriert hat. Anders als beim Original geht es nicht vorrangig darum, einen möglichst hohen Turm zu bauen, sondern mit Spaß einen spielerischen Austausch über Führung und Zusammenarbeit sowie über die Inhalte der Leitlinien anzuregen.
Kurzfassung der Spielanleitung: Der Reihe nach ziehen die Spieler*innen einen Stein aus dem Turm und ziehen daraufhin eine Aufgabenkarte in der passenden Farbe. Jede Karte beinhaltet eine Aufgabe oder eine Frage und kann sich an eine Person oder an die gesamte Gruppe richten.
Die Aufgabenkarten enthalten beispielsweise Fragen wie: „Fällt Dir eine Situation ein, in der Du nicht oder nur zögerlich nach Unterstützung gefragt hast? Was hat Dich davon abgehalten und was würde es Dir in Zukunft leichter machen? Teile deine Erfahrung mit den anderen.“ oder eine warme Dusche: „Bitte Deine Mitspieler*innen Dir mindestens eine Sache zu sagen, die sie an Dir wertschätzen.“ oder auch Aufgaben wie: „Erkläre das Wort ‚Respekt‘, ohne die nachfolgenden Worte zu verwenden…“
Nach der prototypischen Entwicklung des Spiels (vereinfachte, aber nutzbare Version) haben wir in Nutzendentests das Feedback der Zielgruppe eingeholt. Insgesamt wurden fünf Tests mit 15 Personen durchgeführt. Wichtig war uns hierbei, das Feedback unterschiedlicher Gruppenkonstellationen einzuholen. Denn das Spiel soll sowohl innerhalb bereits bestehender Teams als auch in bereichsübergreifenden (Projekt-)Gruppen durchführbar sein. So erhielten wir wertvolles Feedback – beispielsweise zur Spielanleitung, zum Design der Steine sowie zur Formulierung, Sinnhaftigkeit und zum Spaßfaktor der verschiedenen Aufgabenkarten. Das Feedback wurde zwischen und nach den Tests eingearbeitet und das Spiel so weiterentwickelt.
„Die Arbeit in der Veränderungswerkstatt hat noch einmal verdeutlicht, wie sinnvoll es ist, die Zielgruppe bereits bei der Entwicklung von Lösungen einzubeziehen. Die Nutzenden sind schließlich zentral für unsere Angebote“, betont Sandra Fuchs, Mitglied des Projektteams.
Die Veränderungswerkstatt fand in einem straffen Zeitplan von nur acht Wochen vom Kick-Off bis zur Abschlusspräsentation statt. „Rückblickend sind wir selbst ein wenig überrascht, dass wir unseren ambitionierten Zeitplan einhalten konnten. Die Arbeit in der Werkstatt hat uns aber klar gemacht, wie hilfreich zeitliche Begrenzungen sein können und wie förderlich ein gewisser Zeitdruck für das kreative Arbeiten sein kann“, so die Impulsgeberin und Projektleiterin der Leitlinien, Mareike Halbach, in der Abschlusspräsentation der Veränderungswerkstatt.
Einzelne Elemente des Spiels (wie weitere Kategorien für die Spielkarten) arbeiten wir derzeit noch aus. Zudem steht die Beschaffung der Spielelemente bevor. Geplant ist, dass das Spiel im zweiten Quartal in allen Dienststellen genutzt werden kann (wenn es die Pandemie dann wieder zulässt). Bis dahin arbeiten wir an der Entwicklung einer digitalen Version von FuZenga.
