Schnell besser
Das Format „Schnell besser“ wird regelmäßig in der unserer Stadtverwaltung durchgeführt. 2026 entwickelten wir dieses weiter, sodass Führungskräfte das Format selbstständig in ihren Teams umsetzen können.
Ziel ist, Verbesserungen im eigenen Arbeitsalltag zu erkennen und zügig umzusetzen. Ressourcen werden so effizienter eingesetzt.
Gute Verwaltung bedeutet für uns, dass Anliegen schnell und zuverlässig bearbeitet werden. Doch im stressigen Arbeitsalltag bleibt oft wenig Zeit, um bestehende Abläufe zu hinterfragen. Genau dafür haben wir das Format „Schnell besser“ entwickelt.
Es gibt unseren Teams in der Stadtverwaltung den Raum, um innezuhalten und die tägliche Arbeit auf den Prüfstand zu stellen. Das Ziel: Zeitfresser im Alltag abzubauen, damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. Das entlastet langfristig nicht nur die Mitarbeitenden, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Kölner*innen.
Und das funktioniert so: Ein Team nimmt sich gemeinsam mit der Führungskraft einen halben Tag Zeit, um in einem Workshop die eigene Arbeit genau zu beleuchten. Dabei suchen wir gezielt nach Aufwänden und Unklarheiten im Arbeitsalltag. Das sind zum Beispiel Doppelprüfungen, lange Abstimmungswege oder unklare Zuständigkeiten.
Anschließend wird im gesamten Team über die identifizierten Tätigkeiten gesprochen und Ideen entwickelt, wie es schnell besser ablaufen könnte.
Noch im Workshop entwickelt das Team dann einen verbindlichen Plan, wer welche Verbesserung bis wann umsetzt.
✅ 2018: Das Format geht an den Start. Seitdem nutzen es Teams in der Kölner Verwaltung, um ihren Arbeitsalltag schlanker zu gestalten.
✅ 2021: „Schnell besser“ wird digital. Wir haben das Format in die städtische Projektmanagement-Software überführt. Teams können ihre Verbesserungen nun noch einfacher planen, digital nachverfolgen und erfolgreicher umsetzen.
✅ 2026: Das Innovationsbüro hat das Format fit für den unkomplizierten Selbsteinsatz gemacht. Alle Materialien stehen den städtischen Führungskräften ab sofort zur selbstständigen Nutzung zur Verfügung. Jedes Team kann das Format nun ohne fremde Hilfe und mit geringem Aufwand eigenständig durchführen.
Mit Hilfe von Rückmeldungen verbessern wir das Format stetig weiter.
Dieses kann zudem gerne von anderen Kommunen und Organisationen weitergenutzt werden. Die Materialien können jederzeit unter innovationsbuero@stadt-koeln.de angefragt werden!