Verbundprojekt - Optimierung der Bauprozesse
Nachdem wir die Soll-Konzeption der Neu- und Instandsetzungsprozesse abgeschlossen haben und die Definition der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV) erfolgte, mussten die anknüpfenden Prozesse für die einzelnen Bauprozesse bei einem Teil der beteiligten Ämter aus dem Projekt herausgelöst werden. Das Projekt haben wir Ende Januar 2022 abgeschlossen und starten in den einzelnen Ämtern mit der Umsetzung bzw. den nachgelagerten Arbeiten.
Innerhalb des Verbundprojekts "Bauprozesse" wollen wir alle Bauprozesse (Neu-, Umbau-, Instand-, bzw. Generalinstandsetzung), von der ersten Anforderung des Produkts (Gebäude, Straßen, etc.) bis zu Übergabe bzw. Nutzung, in übergreifende Prozessstandards übertragen. Dabei arbeiten wir insbesondere die Anforderungen und Vorgaben, die sich aus der Gemeinde- oder Geschäftsordnung beziehungsweise festgelegten Partizipation der Politik, Aufsichtsorganen oder kraft Gesetzes ergeben, in die Prozessstandards ein.
Wir beschreiben und optimieren alle Bauprozesse in den Bereichen Hochbauten, Verkehr und Ingenieursbauwerke, Kultur, Schulen und weiteren nach einheitlichen Standards. Wir verbessern die Qualität unserer Bauleistungen, erreichen eine höhere Kosten- und Terminsicherheit und erhöhen damit die Zufriedenheit der Kölner*innen sowie der Kolleg*innen. Langfristig werden wir das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit unserer Verwaltung zurückgewinnen und jederzeit als leistungsfähige und fachkundige Bauherrin agieren.
Wir bereiteten das Gesamtprojekt auf Basis eines Phasenmodells vor, deren Arbeitsergebnisse jeweils aufeinander aufbauen. Nach Auftaktgesprächen mit den Beigeordneten der damaligen Dezernate für Mobilität und Liegenschaften und dem Dezernat für Stadtentwicklung, Planen, Bauen und Wirtschaft haben wir eine konstituierende Sitzung und eine Informationsveranstaltung mit allen Beteiligten durchgeführt.
Die 1. Phase "Projektauftakt und Ist-Aufnahme" der Bauprozesse sowie die Plausibilisierung dieser Prozesse haben wir abgeschlossen. In den Phase 2 und 3 des Projekts haben wir Workshops zur Soll-Prozesserarbeitung mit dem Amt für Verkehrsmanagement, dem Amt für Straßen und Verkehrsentwicklung, dem Amt für Landschaftspflege und Grünfläche und dem Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau durchgeführt und dokumentiert.
Dafür nahmen wir bestehende Arbeitsabläufe mit Schnittstellen und Handlungsfeldern auf. Im zweiten Schritt untersuchten wir Möglichkeiten zur Verbesserung und entwickelten anschließend den Soll-Prozess, prüften Optimierungsansätze und schlugen Maßnahmen vor. Mit den beteiligten Dienststellen haben wir coronabedingt etwa vier bis sechs Wochen verzögert die Soll-Prozessbeschreibung abgeschlossen und die zukünftigen Prozessstandards festgelegt, sowie dokumentieren.
In der letzten Projektphase 4 wurden von uns die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV) sowie anknüpfenden Prozesse mit Handlungsempfehlungen für die Bauprozesse definiert. Durch eine Organisationsänderung im Dezernat für Mobilität mussten wir jedoch die AKV-Definition im Amt für Verkehrsmanagement, im Amt für Straßen und Verkehrsentwicklung und noch im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau aus dem Projekt streichen und in einer nachgelagerten Bearbeitung außerhalb des Projekts durchführen.
Mit dieser Entscheidung konnten wir das Projekt Ende Januar 2022 abschließen.
Mit dem Abschluss des Projekts starten wir in die Umsetzung der neuen standardisierten Bauprozesse, werden diese kontinuierliche verbessern, aktualisieren und führen die nachgelagerten Arbeiten im Dezernat für Mobilität in den einzelnen Ämtern fort.
