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E-Bauwerksakte Teil 2

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Status:
laufend

Die Anwendung eFotoakte ist produktiv gesetzt und an die eBauwerksakte angebunden. Auch haben wir begonnen das Schulungskonzept sowie die Dienstanweisung zu erstellen und das Beteiligungsverfahren des Digitalisierungskonzeptes zu bearbeiten.

Gesamtprojektziel:

Ziel der Projekte ist es, die eBauwerksakte innerhalb des ersten Halbjahres 2021 produktiv zu setzen und im Arbeitsalltag effektiv nutzen zu können. Das beinhaltet neben dem Schreiben einer Verfahrensanweisung auch die Schulung auf diese neue Anwendung. Darüber hinaus wollen wir unseren Aktenbestand kontinuierlich digitalisieren und die Grundanwendung um weitere Funktionen ergänzen.


Kurzbeschreibung:

In der Vergangenheit gab es im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau kein Archivmanagement. Aufbewahrungswürdige Unterlagen sind räumlich auf mehrere Archive verteilt und werden zum Teil in den Büros der Kolleg*innen aufbewahrt. Auch sind nicht alle Akten digital verfügbar. In Folge ist der Aufwand hoch, wenn bestimmte Unterlagen gesucht werden. Einige Akten sind aufgrund des Raumes, in dem sie aufbewahrt wurden, stark umweltbelastet und der Archivraum ist vollständig belegt.

Aufgrund dieser Rahmenbedingungen haben wir uns bereits in 2018 und 2019 mit dem „Aufbau eines Archivmanagements“ intensiv auseinandergesetzt und in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informationsverarbeitung die eBauwerksakte entwickelt und programmiert. Im nächsten Schritt wollen wir diese eBauwerksakte nun in den Echtbetrieb übernehmen, mit Leben füllen und stetig weiterentwickeln.

Was haben wir erreicht?

Das Handbuch zur eBauwerksakte ist durch ausgewählte Nutzer*innen aus unseren Fachabteilungen fertiggestellt worden. Die Erweiterung unserer Anwendung um eine “eFotoakte“ haben wir mit dem Amt für Informationsverarbeitung entwickelt und produktiv gesetzt. Nach Produktivsetzung der eBauwerksakte sind für die Administrator*innen die Nutzungsrollen freigeschalten worden. Im Anschluss haben wir die 3.234 Akten für unsere Bauwerke in der eBauwerksakte angelegt, damit die zunächst noch leeren Akten nach der offiziellen Einführung im Amt von den Mitarbeitenden mit Dokumenten befüllt werden können. Wir haben zusammen mit dem Amt für Informationsverarbeitung das Digitalisierungskonzept initiiert, und die Beteiligungsverfahren gestartet. Auch haben wir begonnen ein Schulungskonzept, sowie die Dienst- und Verfahrensanweisung für den Umgang mit der eBauwerksakte zu erstellen.

Wie geht es weiter?

Wir werden eine Digitalisierungsstrategie für unser Amt erstellen, in dem wir festlegen, wie wir in Zukunft mit unseren Dokumenten umgehen wollen. Anschließend führen wir Mitarbeitenden-Schulungen durch und richten den Support ein. Nachfolgend kann dann die eBauwerksakte offiziell im Amt eingeführt werden.
Wir erstellen parallel dazu in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informationsverarbeitung die ergänzende Anwendung der Massenübernahme aus dem Multiprojektraum in die eBauwerksakte. Beim Digitalisierungskonzept wollen wir nach Abschluss der Beteiligungsverfahren mit der Umsetzung beginnen. Hier sollen die bereits 4.000 aufgearbeiteten Altakten digitalisiert und, in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informationsverarbeitung, automatisiert in die noch leere eBauwerksakte eingespielt werden. Dies wird direkt zu Beginn die Akzeptanz unserer eBauwerksakte und den Nutzen für unsere Mitarbeitenden deutlich steigern.

Zuletzt aktualisiert am:
09.02.2022