Einführung eines digitalen Baummanagement
Im Amt für Landschaftspflege und Grünflächen wurde bis Juli 2022 ein Baumkataster eingesetzt, welches im Jahr 1998 auf Basis einer Microsoft Access-Anwendung vom Amt für Landschaftspflege und Grünflächen erstellt wurde. Diese Anwendung diente primär der Überprüfung und Dokumentation der Verkehrssicherheit von städtischen Bäumen. Diese Form der Baumkontrolle entsprach aber nicht mehr den von den Gerichten geforderten Vorgaben. Die Kontrollergebnisse wurden auf Kontrollblättern erfasst und mussten danach noch im Büro digital nacherfasst werden, was natürlich einen unnötigen Arbeitsaufwand erforderte aber aus technischen Gründen zum damaligen Zeitpunkt nicht anders zu realisieren war.
Die Ergebnisse der Baumkontrollen werden jetzt auf speziellen Tablets vor Ort erfasst und mittels Mobilfunk direkt in einer Datenbank medienbruchfrei erfasst und „gerichtsfest“ gesichert. In dem neuen Baumkataster werden außerdem im Rahmen der regulären Baumkontrollen innerhalb der nächsten 18 Monate zusätzliche Informationen erfasst, die die Datensätze komplettieren und neue Auswertungsmöglichkeiten ermöglichen. Diese Daten werden dann auch im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten verwaltungsintern und auch der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt.
Das neue Baumkataster ermöglicht es, vor Ort mit mobilen Endgeräten (Tablets) die Baumkontrollen durchzuführen und die Daten online an die Datenbank zu schicken. Diese Vorgehensweise erspart zahlreiche Arbeitsschritte und ermöglicht einen medienbruchfreien, papierlosen Workflow sowie die Weiterverarbeitung im Büro oder im Homeoffice. Die Tablets ersetzen die Desktop-Computer.
Die Baumkontrollen werden nach den aktuellen Normen und Regeln durchgeführt. Es erfolgt eine rechtssichere Dokumentation aller Kontrollen und Maßnahmen. Das neue Kataster hat viele neue Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten. Mittelfristig soll die Bereitstellung der Daten für andere Dienststellen und der Öffentlichkeit erfolgen. Momentan wird die Software optimiert, fehlerbereinigt und auf die individuellen Anforderungen der Stadt Köln angepasst.
Die Beschaffung der Tablets ist abgeschlossen. Das Amt für Informationsverarbeitung nimmt aktuell die Inbetriebnahme vor.
In einem intensiven, langwierigen und zähen Vorbereitungsprozess wurden die Anforderungen an eine neue Software für ein Baumkataster und die notwendige Hardware definiert. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen mussten genauso wie die sicherheitstechnischen Vorgaben beachtet werden. Immer neue Probleme mussten in zahlreichen Besprechungen gelöst, Zeitpläne mussten wegen fehlender Personalressourcen immer wieder verändert und angepasst werden.
Die europaweite Ausschreibung der benötigten Hardware stellte die beteiligten Ämter vor nicht unerhebliche Probleme, mussten doch die Anforderungen so formuliert werden, dass mehrere potenzielle Bieter diese auch erfüllen können. Dazu war eine intensive Marktsichtung und Produktauswertung notwendig.
Nach der öffentlichen Ausschreibung der Hardware mussten die Bieterfirmen Testgeräte für einen Eignungstest liefern. Verzögerungen entstanden, weil die Anbieter teilweise wegen der Unterbrechung der coronabedingten Lieferketten nicht in der Lage waren, Testgeräte zeitnah in der gewünschten Konfiguration zur Verfügung zu stellen. Die technischen Tests wurden durch das Amt für Informationsverarbeitung, die Praxistests durch die Fachingenieurin, Verwaltungsmitarbeiter und ausgewählte Meister aus der Baumkontrolle durch das Amt für Landschaftspflege und Grünflächen durchgeführt. Die Ergebnisse wurden protokolliert und dienten als Basis für die Vergabeentscheidung.
Aus den genannten Gründen musste der ursprüngliche Zeitplan mehrmals überarbeitet und die Bindefrist mehrfach verlängert werden. Letztendlich konnte Mitte Februar 2022 einem Anbieter der Auftrag zur Lieferung von Tablets erteilt werden.
Nach der öffentlichen Ausschreibung der Software erhielt die Firma WIDEMANN den Zuschlag zur Lieferung des neuen Katasters. In einem intensiven Test wurden die Funktionen der Software auf einem Firmenserver sowie parallel auf einem Testserver der Stadt Köln getestet. Hierbei zeigte sich, dass die Software durch den Anbieter an die individuellen Anforderungen der Stadt Köln teilweise noch angepasst werden musste. Dies war ein langer und zeitaufwändiger Prozess, da die Änderungen vorgenommen und dann auch wieder getestet werden mussten. Zudem wurde festgestellt, dass auf dem städtischen Testserver im Vergleich zum Firmenserver unterschiedliche Ergebnisse auftraten. Das lag zum Beispiel an strengen städtischen Sicherheitsanforderung. Letztendlich konnten die Probleme aber gemeinsam mit dem Amt für Informationsverarbeitung gelöst werden. Die Software ist einsatzbereit, einige Fehler zeigen sich aber erfahrungsgemäß erst im Echtbetrieb.
Das Personal des Amtes für Landschaftspflege und Grünflächen arbeitet bereits seit dem 01. Juli mit der neuen Software, kann aber noch nicht mobil arbeiten, da die Tablets derzeit von Mitarbeitern des Amtes für Informationsverarbeitung in Betrieb genommen werden und somit aktuell nur die bisher verwendeten stationären PC zur Verfügung stehen.
Nach der Konfiguration der Tablets durch Personal des Amtes für Informationsverarbeitung werden die Arbeitsplätze eingerichtet und das Personal des Amtes für Landschaftspflege und Grünflächen nach und nach in der Anwendung geschult. Dies muss im laufenden Betrieb erfolgen und sogenannte Multiplikatoren im Personal werden mit Priorität bedient.
