Aufbau eines verwaltungsinternen, zentralen Bauinvestitionscontrollings für wesentliche Großbauprojekte der Stadt Köln
Die erste Abfrage bei den betroffenen Dienststellen zu Großbauprojekten über 10 Mio. € mit einer Kostenprognose erfolgte zum 30.06.2020. Im Rahmen des begonnenen, regelmäßigen Berichtsprozesses haben wir in 2021 und 2022 weitere Abfragen durchgeführt. Zudem bauten wir das Verfahren konzeptionell aus. Die Ergebnisse der Abfragen einschließlich der konzeptionellen Überarbeitung und der Entwicklungsperspektive des BIC stellten wir dem Verwaltungsvorstand jeweils vor, zuletzt im Februar 2023. Dieser hat sich für die Weiterentwicklung des BIC-Berichtswesens ausgesprochen.
Unser Ziel ist es, ein verwaltungsinternes und zentrales Bauinvestitionscontrolling für Großbauprojekte der Stadt Köln aufzubauen.
Auf die Stadt Köln kommen in den nächsten Jahren aufgrund zahlreicher anstehender Großbaumaßnahmen hohe Investitionen zu. Der städtische Haushalt wird dadurch – teilweise über Jahrzehnte – entweder unmittelbar (durch direkt veranschlagte Investitionen) oder mittelbar (über einen Betriebskostenzuschuss beziehungsweise eine Miete) belastet. Spätestens nach Abschluss einer Maßnahme entstehen zudem haushaltswirksame Folgekosten, wie beispielsweise Finanzierungs- oder Unterhaltungskosten, die ebenfalls zu berücksichtigen sind. Hierfür werden wir ein verwaltungsinternes Berichtswesen zum Bauinvestitionscontrolling (BIC) entwickeln. Dadurch können wir die zukünftigen Belastungen und die damit einhergehenden Risiken besser einschätzen.
Eine erste Abfrage haben wir zum Stichtag 30.06.2020 durchgeführt und darauf aufbauend einen ersten Bericht verfasst. Diesen haben wir anschließend dem Verwaltungsvorstand vorgestellt.
Wir haben das verwaltungsinterne Bauinvestitionscontrolling (BIC) -Berichtswesen entwickelt und eine geeignete Datenbasis aufgebaut, welche auch die Großbauprojekte der Gebäudewirtschaft umfasst. In Gesprächen mit den Beteiligten sowie den bisherigen Abfragen haben wir Erkenntnisse zu inhaltlichen, prozessualen und technischen Entwicklungspotentialen gewonnen. Zu den Stichtagen 31.03.2021, 30.09.2021, 30.04.2022 und 30.08.2022 haben wir weitere Abfragen durchgeführt. Seit 2022 erfolgen diese IT unterstützt und greifen so weit wie möglich auf Daten anderer Finanzprozesse zurück. Darüber hinaus wurden auch inhaltliche Weiterentwicklungen berücksichtigt.
Die Ergebnisse der Abfragen sowie die konzeptionelle Überarbeitung und die Perspektive für die Entwicklung des BIC haben wir dem Verwaltungsvorstand zuletzt im Februar 2023 vorgestellt.
Der Verwaltungsvorstand hat den Sachstand zum Berichtszyklus 8/2022 sowie die weitere Fortentwicklung des BIC zur Kenntnis genommen und beschlossen, dass das BIC künftig die führende Informationsquelle für alle finanzwirtschaftlichen Informationen der städtischen Großbauprojekte darstellen soll. Seine Inhalte sind als Ausgangsbasis für alle diesbezüglichen Abfragen durch die Dezernate, Dienststellen und alle zentralen Stellen zu nutzen. Ergänzende oder fachspezifische Informationen werden durch die jeweils zuständige Dienststelle im Rahmen der Berichtserstellung hinzugefügt.
